一、采购员在采购下列食品及其原料时，应当按照国家有关规定进行索证。
1、乳制品；
2、肉制品；
3、水产制品；
4、蛋制品；
5、粮谷类制品；
6、蛋糕（包括面包）;
7、食用油；
8、调味品、酱腌菜；
9、蜂蜜：
10、豆类、薯类、蔬菜类、菌类、果品类制品；
11、酒类、饮料（包括固体、液体）、茶叶及冷饮食制品；
12、专供婴幼儿的主、辅食品；
13、新资源食品、表明具有特定保健功能的食品、特殊营养食品等需要特殊审批的食品；
14、食品添加剂；
15、食品容器、包装材料、食品用工具、设备；
16、食品用洗涤剂、消毒剂及洗消剂；
17、进口食品及出口转内销食品；
18、食品药品监管部门认为应当索证的其它食品。
二、采购上述食品时，应当索取食品生产单位或供货商的生产（食品流通）许可证和营业执照，并对其是否在有效期限和许可项目范围内进行核对；同时，还应当索取食品生产单位或委托检测单位出具的同批次产品质量和卫生检验合格证或报告。
三、采购肉禽类原料应索取农业部门出具的检疫合格证。
四、进口食品及其原料应索取口岸进口食品监督检验机构和国家进出口商品检验部门的检验证明。
五、食品检验合格证明或化验单，应注明厂名、品名、生产日期及批号。证、单只对该批号产品生效，证、单有效期限与该批食品的保质期一致。证、单不得涂改或伪造。
六、采购定型包装食品的标签应符合 GB 《预包装食品标签通则》的规定，采购散装食品应符合有关法律法规的要求。
七、采购的食品必须符合国家有关安全标准和规定，禁止采购《食品安全法》第二十八条规定禁止生产经营的食品。
八、索取的食品生产许可证、食品流通许可证、检验单，由采购部统一保管备查。监督机构可向食品采购者索取资料，询问情况，无偿采样和要求送样，采购者不得拒绝。
九、采购人员应定期向主管部门和当地食品药品监督管理机构反映采购食品的安全质量情况，如有问题或怀疑有其它异常情况，应及时向监管40机构报告。
十、采购的食品及原料在入库前，库管员应对其食品质量情况进行感官检查。
1、肉类：审核有无农业部门检疫合格证明，查验胴体有无检验印章；2、
2、定型包装食品：审核生产经营单位的生产许可证是否在有效期限和许可范围内，检验合格证明和检验单是否为该批次产品的检验结果；核对包装标识是否按规定表明产品、产地、厂名、生产日期、批号或者代号、规格、配方或者主要成分、保质期限、食用或使用方法等；表明具有保健功能的食品，是否有卫生部或国家食品药品监督管理局签发的保健食品批准证书，标签上是否有保健批号和标志；标识是否有"食品添加剂"字样；进口食品是否有口岸进口食品监督检验机构和国家进出口商品检验部门的卫生检验证明，是否有中文标识；
3、散装食品：审核加工单位的生产许可证是否有效，检查标签是否按规定标明食品名称、配料表、生产者和地址、生产日期、保质期、保存条件、食用方法等；
4、农副产品等非定型包装食品及原料；审核供货合同，检查有无腐烂变质、霉变、生虫、污秽不洁、混有异物或感官性状异常，如有上诉问题，不签收、不入库。
十一、认真做好包括进货名称、数量、索证情况、感官检查等项目验收记录，并妥善保存，以备查考，其保存期限不得少于食品食用完毕后2年。